La gestión documental es una de las tareas más importantes —y, a menudo, menos visibles— dentro de cualquier empresa. Conservar los documentos de forma correcta no solo facilita la organización interna, sino que además evita sanciones, asegura el cumplimiento de la normativa y protege la información más valiosa de la empresa.
En este artículo te explicamos cuánto tiempo hay que guardar la documentación de una empresa, qué tipos de documentos están sujetos a conservación, cómo hacerlo de manera adecuada y cuáles son las consecuencias de no facilitar la información cuando la Administración la solicita.
1. Tipos de documentos que hay que conservar
La normativa española y europea establece diferentes plazos de conservación según el tipo de documento. No todos los registros tienen la misma importancia ni están sometidos a los mismos periodos legales. Los principales son:
Documentación fiscal y contable
Facturas, balances, libros contables, declaraciones de impuestos, justificantes de pagos, etc.
– Plazo general: 6 años, según el Código de Comercio, aunque la Agencia Tributaria puede requerir documentación hasta 4 años después de una liquidación. En algunos casos (operaciones intracomunitarias, deducciones específicas o delitos fiscales), el plazo puede ampliarse hasta 10 años.
Documentación laboral y de Seguridad Social
Nóminas, contratos, finiquitos, TC1 y TC2, partes de alta y baja, etc.
– Plazo general: 4 años, de acuerdo con la Ley General de la Seguridad Social. Sin embargo, determinados registros relacionados con accidentes laborales o exposición a riesgos deben conservarse hasta 40 años.
Documentación mercantil
Estatutos, escrituras, actas de juntas, libros societarios.
– Plazo mínimo: 6 años desde el último asiento.
Protección de datos personales
Según el RGPD y la Ley Orgánica de Protección de Datos, la empresa debe conservar los datos solo durante el tiempo necesario para la finalidad por la que se recogieron. Una vez cumplido ese plazo, deben suprimirse o anonimizarse, salvo que exista obligación legal de conservación. Tienes el detalle por tipo de dato en nuestra guía sobre los plazos máximos de conservación de datos personales.
Documentación de prevención de riesgos laborales
Evaluaciones de riesgos, planes de prevención, certificados médicos, registros de formación en PRL.
– Plazo mínimo: 5 años, ampliable en caso de incidentes o accidentes.
Tabla resumen: cuántos años guardar cada documento
| Tipo de documento | Plazo de conservación | Norma de referencia |
|---|---|---|
| Facturas y documentación fiscal | 6 años (hasta 10 en casos especiales) | Código de Comercio / LGT |
| Libros contables y cuentas anuales | 6 años desde el último asiento | Código de Comercio |
| Nóminas, contratos y documentación laboral | 4 años | LGSS / LISOS |
| Escrituras, estatutos y libros societarios | Toda la vida de la sociedad + 6 años | Código de Comercio |
| Prevención de Riesgos Laborales | 5 años (hasta 40 en exposición a riesgos) | LPRL |
| Identificación de clientes (prevención de blanqueo) | 10 años | Ley 10/2010 |
| Datos personales | Mientras dure la finalidad + prescripción | RGPD / LOPDGDD |
2. Cómo realizar la conservación de documentos
No basta con guardar la documentación, es fundamental hacerlo de manera segura, organizada y accesible. Algunas recomendaciones son:
Definir una política de gestión documental
Cada empresa debería establecer internamente un protocolo donde se definan: qué documentos guardar, cuánto tiempo, en qué formato (papel o digital) y cómo se procederá a su eliminación segura.
Digitalizar la documentación
Escanear y almacenar en sistemas electrónicos con valor probatorio facilita la consulta, reduce espacio físico y permite copias de seguridad automáticas.
Implantar medidas de seguridad
Siguiendo el Esquema Nacional de Seguridad (ENS) y las recomendaciones de organismos como el INCIBE, es importante aplicar medidas como:
- Copias de seguridad periódicas.
- Control de accesos a la información.
- Sistemas de encriptación.
- Protocolos de borrado seguro cuando expire el plazo de conservación.
- Usar herramientas de archivo en la nube
Servicios cloud certificados ofrecen escalabilidad y seguridad, siempre que se garantice el cumplimiento del RGPD. - Establecer revisiones periódicas
Al menos una vez al año conviene revisar qué documentación puede eliminarse y cuál debe seguir almacenada.
3. Sanciones por no facilitar documentación solicitada
- Sanciones fiscales: la Agencia Tributaria puede imponer multas por no presentar documentación justificativa en una inspección, además de liquidaciones complementarias e intereses de demora.
- Sanciones laborales: la Inspección de Trabajo puede multar a las empresas que no conserven contratos, nóminas u otros registros durante los plazos legales.
- Sanciones en protección de datos: la AEPD puede imponer multas de hasta 20 millones de euros o el 4% de la facturación anual global, si la empresa incumple la normativa sobre conservación o eliminación de datos personales. Tienes ejemplos reales en nuestro artículo sobre las sanciones de la LOPD.
- Responsabilidad penal: en casos de fraude, falseamiento contable o destrucción de documentos relevantes, los administradores de la empresa pueden enfrentarse a responsabilidades penales.
¿Y si la empresa cierra? La documentación también se conserva
Error muy común: pensar que al cerrar o liquidar la empresa desaparecen las obligaciones documentales. Nada de eso. El Código de Comercio obliga a conservar los libros y la documentación durante 6 años desde el último asiento, aunque la sociedad ya esté liquidada, y esa responsabilidad recae en los liquidadores.
Hacienda y la Seguridad Social pueden seguir haciendo comprobaciones después del cierre, y sin la documentación estarías indefenso ante cualquier requerimiento. Si estás en ese proceso, te interesa nuestra guía sobre liquidar una sociedad o dejarla morir, donde explicamos las consecuencias de cada opción.
Consejo extra: antes de liquidar, digitaliza toda la documentación y nombra a un custodio concreto (normalmente el liquidador). Repartir cajas de papeles entre socios es la receta perfecta para no encontrar nada cuando llegue un requerimiento.
Preguntas frecuentes sobre la conservación de documentación de empresa
¿Puedo tirar el papel si lo tengo todo digitalizado?
En el ámbito fiscal, sí es posible si utilizas un sistema de digitalización certificada homologado por la Agencia Tributaria: la copia digital adquiere el mismo valor que el original. Un simple escaneo con el móvil, en cambio, no sustituye legalmente al papel. Y documentos como escrituras notariales o contratos con firmas originales conviene conservarlos siempre en su formato original.
¿Desde cuándo se cuentan los plazos?
Regla general: desde que el documento deja de tener efectos, no desde su fecha de emisión. En lo fiscal, desde que termina el plazo voluntario de presentación del impuesto al que se refiere; en lo laboral, desde el fin de la relación laboral; en lo contable, desde el último asiento del ejercicio. Por eso una factura de hace 5 años puede seguir siendo exigible.
¿Cómo destruyo la documentación cuando vence el plazo?
De forma segura e irreversible: destructora de papel o empresa certificada de destrucción confidencial (que te entregará un certificado), y borrado seguro de los soportes digitales. Tirar documentación con datos personales al contenedor es una brecha de seguridad de manual, y la AEPD ha sancionado por ello.
¿Quién revisa que lo estoy haciendo bien?
Nadie te avisará hasta que llegue un requerimiento o una inspección, y entonces ya será tarde para corregir. Lo recomendable es revisarlo proactivamente: una auditoría de protección de datos incluye precisamente la revisión de los plazos de conservación y los procedimientos de eliminación.
La importancia de cumplir con los plazos
En definitiva, no atender un requerimiento documental puede poner en riesgo la estabilidad financiera y reputacional de la empresa.
Implantar una política clara de archivo, apoyarse en soluciones digitales y cumplir con los plazos legales permite a la empresa evitar sanciones, proteger sus datos y garantizar la trazabilidad de sus operaciones.
En un entorno cada vez más digitalizado y regulado, gestionar bien los documentos significa gestionar bien la empresa. Si quieres que revisemos cómo lo tiene tu negocio, escríbenos y te ayudamos a ponerlo en orden.
Beatriz Sancho es especialista en protección de datos y cumplimiento normativo. Con experiencia en el sector energético y financiero, completó un Máster en Protección de Datos y Acceso a la Abogacía. Tras ejercer en Canarias, regresó a Zaragoza y en 2023 se unió a DEME Soluciones 360, aportando su experiencia legal en auditoría y consultoría.